home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / MED107_2.ARJ / INSTMED5.EXE / MANUAL.PT1 < prev    next >
Text File  |  1992-01-06  |  57KB  |  1,533 lines
  1.  
  2.                                 INTRODUCTION
  3.  
  4.                MED#1  - Medical Office Management system for  micro
  5.           computers   will   increase  efficiency  in   the   daily
  6.           administration  of  the  business side  of  your  medical
  7.           practice.  MED#1 has been designed with special  features
  8.           unavailable  in other medical systems and is  very  'user
  9.           friendly'.   We're confident you will find MED#1  one  of
  10.           the easiest systems to use, especially if you are already
  11.           acquainted  with computer operations.  But, even  if  you
  12.           aren't,  MED#1  will  take you  through  operations  with
  13.           simple   one-key  functions  that  follow   the   logical
  14.           progression of your normal routine.
  15.  
  16.                With  an awareness of the spiraling costs of  office
  17.           administration,   MEDshare,   Inc.  has   developed   its
  18.           marketing concept to deliver the best possible product at
  19.           a price far below existing medical systems.
  20.  
  21.                MED#1 WILL OPERATE ON MOST POPULAR MICRO  COMPUTERS,
  22.           ALLOWING YOU TO TAKE ADVANTAGE OF A LOCAL COMPUTER  STORE
  23.           FOR HARDWARE SUPPORT.
  24.  
  25.                MED#1  IS  SO EASY TO USE YOU DON'T  HAVE  TO  SPEND
  26.           THOUSANDS OF DOLLARS TO TRAIN OFFICE PERSONNEL.
  27.  
  28.                And  of course the best advantage of MED#1  is  this
  29.           opportunity to fully test the system before you make your
  30.           purchase decision - 'TRY-BEFORE-YOU-BUY'.  While you  are
  31.           limited  to  100 patients in the  un-registered  version,
  32.           that  is  the only limitation.  You can  take  those  100
  33.           patients  through  every function of  recording,  posting
  34.           transactions  and  billing, allowing you to test  to  the
  35.           full extent of the system.  Upon registration you receive
  36.           a  unique registration number that will unlock  you  from
  37.           this 100 patient limit. THE SYSTEM YOU ARE TESTING IS THE
  38.           ACTUAL  SYSTEM  YOU WILL BE USING.  (You will  receive  a
  39.           copy of the newest version of MED#1 available along  with
  40.           your registration.)
  41.  
  42.                No  other  software company gives you this  kind  of
  43.           opportunity,  and  we  encourage you  to  copy  your  un-
  44.           registered  disk and share it with a colleague who  might
  45.           be interested.
  46.  
  47.                No  special  forms are required for  printing.   All
  48.           reports  will be printed on 8 1/2" by 11" standard  stock
  49.           paper.   Custom statement forms, the  standard  insurance
  50.           HCFA-1500  (AMA-1984  and AMA-1990)  forms,  and  various
  51.           state insurance forms are supported and available through
  52.           MEDshare,  Inc., but the system will print without  them.
  53.           Copies  of the standard forms are available will be  sent
  54.           to you upon request.  You will need to contact your local
  55.           supplier for all state required insurance forms.
  56.  
  57.                                    Page 1
  58.  
  59.                Now,  more than ever, computerization is a  part  of
  60.           every  medical practice.  It's faster, more accurate  and
  61.           opens  you  up to the opportunities of  future  technical
  62.           advances.   MEDshare, Inc. is committed to making that  a
  63.           reality, especially for the single doctor practice  where
  64.           cost factors and limited personnel made it impractical in
  65.           the  past.   We are also committed to a  'stand  by  you'
  66.           philosophy  of  business,  offering  a  sales  and  phone
  67.           support team to provide assistance as needed.   MEDshare,
  68.           Inc.  will  keep you updated on  advancements  that  will
  69.           enhance or improve your existing system.
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.  
  79.  
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.                                    Page 2
  116.  
  117.  
  118.                                  FEATURES
  119.  
  120.                Speed   and   efficiency  are  the  most   important
  121.           qualities  of any medical office management  system,  and
  122.           the  features  of  MED#1 were designed  to  provide  time
  123.           saving  factors.   The following list describes  some  of
  124.           those   features  as  well  as providing   other  helpful
  125.           information.
  126.  
  127.                     ----------------------------------
  128.  
  129.           1. Information is only entered one time. This information
  130.           is  stored  in a manner that makes it  available  to  all
  131.           functions that need this information.
  132.  
  133.           2.  If  you're  updating a file and change your  mind  or
  134.           make  a  mistake,  pressing <ESC>  will  cancel  the  new
  135.           information and leave the previous record intact.
  136.  
  137.           3.   Use  of the 'F1' hot key on all input fields  during
  138.           operation will provide a pop-up help screen.
  139.  
  140.           4.  The   'F2'  hot  key   allows  you  to   do   patient
  141.           search/select while the cursor is in the patient  account
  142.           number  field.   This  'F2'  hot  key  also  allows   for
  143.           insurance  company search/select while the cursor  is  in
  144.           the insurance company ID field.
  145.  
  146.           5.  The 'F3' hot key allows you to (A)dd a new  insurance
  147.           company   at  the  time  of  transaction,   and   patient
  148.           maintenance, when the cursor is in the insurance  company
  149.           ID field.
  150.  
  151.           6.  Your disk capacity is your only true file size limit.
  152.           Up  to  99,999 accounts can be set up  with  MED#1.
  153.  
  154.           7.  Each  account  can  have up  to  100  patients,  with
  155.           automatic  patient numbering, within that account.   Each
  156.           patient can have his own doctor assigned.
  157.  
  158.           8.  Rates can  fluctuate within the accounting  functions
  159.           allowing  you to accommodate variances  without  altering
  160.           your tables.
  161.  
  162.           9.  Statements, letters, and insurance forms can be batch
  163.           printed or selectively printed.
  164.  
  165.           10. Patients can have unlimited notes and history with  a
  166.           patient profile recap printed at any time.
  167.  
  168.           11.  Up  to 100 doctors can be set up. These can be  both
  169.           doctors within your practice and referring doctors.
  170.  
  171.           12. Up to 99 standard recall letter formats can be  setup
  172.           and attached to specific charge codes.
  173.  
  174.                                   Page 3
  175.  
  176.           13. Recall  letters  can  be  scheduled  during   patient
  177.           transaction  posting, and each request can be  maintained
  178.           individually.  A  special recall feature  allows  you  to
  179.           produce listings, labels, and letters for patients  based
  180.           upon  various  select parameters such as age,  sex,  date
  181.           last  seen, and other information in the  patient  master
  182.           record.
  183.  
  184.           14. Up to  99 (00-98) unique charge code (CPT) tables can
  185.           be  set up. Tables can be copied to create a  new  table.
  186.           There is no limit on the number of codes per table.  Each
  187.           table  is complete with codes for  charges,  adjustments,
  188.           and receipts.
  189.  
  190.           15. A separate table for ICD-9 codes (table 99).
  191.  
  192.           16.  Each charge (CPT) code  can be flagged for  history,
  193.           recall, or insurance.
  194.  
  195.           17.  You can search both CPT and ICD-9 tables  by  either
  196.           code  or  alpha  description  sequence  starting  with  a
  197.           specific  value. This search ability is  available  while
  198.           within  the  transaction  posting  cycle  and  the  table
  199.           maintenance function.
  200.  
  201.           18.  You can associate up to four ICD-9 codes to the  CPT
  202.           codes being posted for a given patient posting cycle.
  203.  
  204.           19. During individual transaction posting changes can  be
  205.           made  to  charge tables, doctors can be  re-assigned  and
  206.           charge rates can be changed.
  207.  
  208.           20.  Daily  charge and adjustments recap reports  can  be
  209.           listed in four formats:
  210.                     by: Patient
  211.                     by: Charge code and patient
  212.                     by: Charge table, charge code and patient.
  213.                     by: Invoice number
  214.                     by: Doctor, code, and patient
  215.  
  216.           21.  Daily receipts recap report can be listed  in  three
  217.           formats:
  218.                     by: Patient
  219.                     by: Charge code and patient
  220.                     by: Charge table, charge code and patient.
  221.                     by: Doctor, code, and patient
  222.  
  223.           22.  Monthly Summary of all postings can be ran any  time
  224.           and  will recap by each day of the month  total  charges,
  225.           adjustments, and receipts.
  226.  
  227.           23. Aged Accounts receivable can be run by account number
  228.           or  account  last name.  When you setup  you  system  you
  229.           identify  how you wish to process your receivables  -  by
  230.           Account  or  by  Patient  (Patient  is  the  default  and
  231.           perferred  method). When you print your  receivables  you
  232.  
  233.                                    Page 4
  234.  
  235.           also  have  the  option  of  not  printing  zero  balance
  236.           accounts.
  237.  
  238.           24.  Statements  can  run for any given  period  and  can
  239.           contain a printed message.  When you print statements you
  240.           have the option of printing zero balance accounts, credit
  241.           balances  accounts, and/or debit balance accounts over  a
  242.           given minimum balance.
  243.  
  244.           25.  You  have  the  option  to  maintain  your  accounts
  245.           receivables in either of two modes (transactions by  date
  246.           or  transactions by invoice and date).  You  select  this
  247.           mode  of  processing at the time you setup  your  system.
  248.           This  can  be changed anytime through use  of  the  MED#1
  249.           utilities.
  250.  
  251.           Modes:
  252.                A) Transaction date: all transactions are maintained
  253.           in date order for each account and each patient. Aging is
  254.           by  transaction date with all receipts being  applied  to
  255.           the  oldest open balance.  Statements will list  a  prior
  256.           statement ending balance and only those transactions with
  257.           dates greater than the last statement date and less  than
  258.           or equal to the current statement date.
  259.                B)  Invoice number: (default mode) all  transactions
  260.           are  maintained in invoice number order for each  account
  261.           and  each  patient. Aging is by transaction  date  within
  262.           each  invoice number block of transactions. Receipts  are
  263.           posted only to specific invoice's. Statements do not list
  264.           a   prior   statement  ending  balance   but   list   all
  265.           transactions  for  all  invoice's  within  the  selection
  266.           limits.  IF YOU ACCEPT INSURANCE ASSIGNMENTS THIS IS  THE
  267.           AGING OPTION YOU SHOULD BE USING.
  268.  
  269.  
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.                                    Page 5
  293.  
  294.  
  295.              Aging by Invoice No. vs. Aging by transaction date.
  296.  
  297.           MED#1  has been designed to maintain, and  process,  your
  298.           accounts  receivables in either of two primary modes:  A)
  299.           by  transaction  date, and B) by invoice  number.   While
  300.           your transaction information is the same, and there is no
  301.           difference   in  your  posting  cycle,  your  choice   of
  302.           processing  mode is critical to how you will be  able  to
  303.           maintain your accounts receivables.
  304.  
  305.           You can switch between aging modes of operation  anytime,
  306.           using  your system utilities,  without any loss of  data.
  307.           You  do this by calling up your UTILITIES  -  APPLICATION
  308.           SUPPORT and UPDATING YOUR PRACTICE INFORMATION.  (Be sure
  309.           to  make  a backup of your data  files  before  switching
  310.           modes  as you will be deleting and rebuilding  the  index
  311.           files for your posted transactions.) The time it takes to
  312.           re-index your transaction data file will depend upon  the
  313.           number  of  transactions  posted and the  speed  of  your
  314.           computer.   You will see a major difference in the  aging
  315.           of  your receivables and the printing of statements  even
  316.           though the balances will be the same.
  317.  
  318.           Aging by Invoice No.: (DEFAULT MODE)
  319.           This mode of operation will require you to take more time
  320.           in the posting of receipts and adjustments.  Each invoice
  321.           numbered  group  of transactions per  patient  must  have
  322.           receipt and adjustment amounts posted in relation to  the
  323.           charges  posted  for each specific invoice.   While  this
  324.           mode  of operation requires more of your attention it  is
  325.           the  only effective way to track  insurance  assignments.
  326.           IF  YOU  DO ANY ACCEPTANCE OF  INSURANCE  ASSIGNMENT  YOU
  327.           SHOULD USE THIS MODE OF OPERATION.
  328.  
  329.           When you use this mode of operation:
  330.           1)  all transactions are maintained in sequence for  each
  331.           patient  by invoice number and date of transaction.  When
  332.           you  do  a  ledger display (or print) you  will  see  all
  333.           transactions listed in this manner.
  334.           2)  The  invoice number (with optional  transaction  date
  335.           range)  is used when you request the printing of a  Super
  336.           Bill.
  337.           3)  Aged  receivables reflect the open aged  balances  of
  338.           open  invoices  (invoices  not having  a  zero  balance).
  339.           Receipts  and  adjustments must be  applied  to  specific
  340.           invoice's  if  your  aged receivables are  to  be  listed
  341.           accurately.
  342.           4)  Statements  DO NOT list the ending balance  from  the
  343.           last statement. Statements list ALL OPEN INVOICES on file
  344.           for that patient account.
  345.  
  346.           Aging by transaction date:
  347.           This  mode of operation is the easiest to use BUT  SHOULD
  348.           ONLY BE USED IF YOU DO NOT ACCEPT INSURANCE ASSIGNMENT'S.
  349.           When you are in this mode the invoice number is generated
  350.  
  351.                                    Page 6
  352.  
  353.  
  354.           but  not used to control transaction  sequence.  Receipts
  355.           and  negative adjustments are posted to the  oldest  open
  356.           balance  for  the patient or account. (If you  are  using
  357.           this mode of operation, but plan to switch to the invoice
  358.           mode,  please  take care in the posting of  receipts  and
  359.           adjustments  and be sure to reference the invoice  number
  360.           of the charges being offset.
  361.  
  362.           When you use this mode of operation:
  363.           1) You can request a Super Bill by either invoice  number
  364.           and/or transaction date range.
  365.           2)  Ledger display's and listings will list  transactions
  366.           in transaction date sequence.
  367.           3)  Aged  receivables  have  all  receipts  and  negative
  368.           adjustments posted to the oldest balance.
  369.           4)  Statements will list the ending balance of the  prior
  370.           (or  last)  statement cycle as a  Balance  Forward.  Only
  371.           those  transactions  having dates greater than  the  last
  372.           statement  date  and less than or equal  to  the  current
  373.           statement date will be listed.
  374.  
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.  
  409.  
  410.                                    Page 7
  411.  
  412.  
  413.                             SYSTEM REQUIREMENTS:
  414.  
  415.  
  416.                            MS-DOS 3.3 (or greater)
  417.                            (DOS 5.0 is preferred)
  418.                                 640 K memory
  419.                    (1) Floppy disk (to load program with)
  420.                  (1) Hard disk (for program and data files)
  421.                          Monochrome or Color Monitor
  422.                   Printer (any dot matrix or laser printer)
  423.  
  424.               NO  SPECIAL FORMS ARE REQUIRED. ALL REPORTS  CAN
  425.               BE PRINTED ON 8 1/2" X 11" STANDARD STOCK PAPER.
  426.  
  427.  
  428.           (Note: MED#1 - Version 1.07 is certified as both a single
  429.           user  and  multi-user system.  In single  user  mode  the
  430.           multi-user  logic is not used.  When you  request  multi-
  431.           user  you  must know the type of  multi-user  system  you
  432.           computer will support.  Unless you specifically requested
  433.           the  NOVELL version of MED#1 - 1.07 you will be sent  the
  434.           NET BIOS version. While NOVELL can be optioned to support
  435.           the  NET BIOS version those network systems that  require
  436.           NET BIOS will not support NOVELL.)
  437.  
  438.  
  439.           Files contained on your distribution disks:
  440.           -------------------------------------------
  441.           README.1ST    = Basic instructions and new information
  442.           INSTMED.BAT   = Routine to decompress your distribution
  443.                           program files.
  444.           INSTMED1.EXE  = The compressed MED1.EXE module.
  445.           INSTMED2.EXE  = The compressed MED10001.OVL module.
  446.           INSTMED3.EXE  = The compressed MED_UPDT.EXE module.  This
  447.                           module  will  update your  current  1.03,
  448.                           1.04,  1.05, or 1.06 MED#1 program  files
  449.                           to 1.07 format.
  450.           INSTMED4.EXE  = The compressed MED1 user manual files
  451.                           MANUAL.BAT = control string to print the
  452.                               MED#1 user manual (all four parts).
  453.                               MANUAL.SW1 = User manual (1 of 4)
  454.                               MANUAL.SW2 = User manual (2 of 4)
  455.                               MANUAL.SW3 = User manual (3 of 4)
  456.                               MANUAL.SW4 = User manual (4 of 4)
  457.  
  458.           (After  you have copied all of the distribution files  to
  459.           your  hard  disk  execute  the  INSTMED.BAT  routine   by
  460.           entering:
  461.                                INSTMED <enter>
  462.  
  463.           This  will  decompress all distribution  files  and  then
  464.           delete  the  distribution files returning that  space  to
  465.           your system for use.
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                    Page 8
  470.  
  471.  
  472.                              SYSTEM INSTALLATION
  473.  
  474.           On  your  primary  distribution  disk  you  will  find  a
  475.           'README.1ST'  text file.  This file will be kept  current
  476.           with  any  new  information that is  not  in  your  MED#1
  477.           printed user manual.  You should print and read this file
  478.           before  attempting any installation of  the  distribution
  479.           disk(s).
  480.  
  481.           This file can be printed by following these steps:
  482.  
  483.           1) Insert distribution disk #1 into drive 'A'.
  484.           2) Turn on your printer.
  485.           3) Enter:
  486.  
  487.                       C>COPY A:README.1ST PRN <return>
  488.  
  489.           Read this information before going any further.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.           Steps to follow for primary system installation:
  494.           -------------------------------------------------------
  495.  
  496.           1.  Make  a backup of the MED#1  distribution  disks  and
  497.           store  the  originals  in a save  place.  Use  the  newly
  498.           created  backup  disks  for  all  following  installation
  499.           instructions.
  500.  
  501.           2.  Check to insure that you have a 'CONFIG.SYS' file  in
  502.           your root directory with the following MINIMUM values:
  503.  
  504.           SINGLE USER:
  505.  
  506.                      FILES = 50 (or greater)
  507.                      BUFFERS = 9
  508.  
  509.           MULTI-USER NOVELL or NET BIOS:
  510.  
  511.                      FILES = 100 (or greater)
  512.                      BUFFERS = 9 (or greater)
  513.  
  514.           If  you do not have a 'CONFIG.SYS' file, or it  does  not
  515.           contain these minimum values, consult your DOS manual  on
  516.           how to create/modify your 'CONFIG.SYS' file.
  517.  
  518.           (Note  - MED#1 will not operate properly, and may  crash,
  519.           if  your  'CONFIG.SYS'  file does not  exist  with  these
  520.           values.  If  you  needed  to  create,  or  modify,   your
  521.           'CONFIG.SYS'  file be sure that you  reboot  your  system
  522.           before  you continue. Your system only reads  the  values
  523.           contained  in  your 'CONFIG.SYS' file at  initial  system
  524.           boot.)
  525.  
  526.           3. Other 'System Configuration' considerations:
  527.  
  528.                                    Page 9
  529.  
  530.  
  531.           NOVELL  installations:
  532.           A.  (Version  3.11  and  earlier  releases)  no   special
  533.           instructions are required other than normal NOVELL  setup
  534.           requirements. If you are using the 'NET BIOS'  multi-user
  535.           version   of   MED#1  be  sure  to  follow   the   NOVELL
  536.           instructions  for setting NOVELL to use 'NET  BIOS'  file
  537.           handling routines.
  538.  
  539.           B.  NOVELL  LITE  = This new 'PEER TO  PEER'  version  of
  540.           NOVELL  should  use the 'NET BIOS'  multi-user  of  MED#1
  541.           1.07.   Currently testing using NOVELL LITE has not  been
  542.           to  successful.  Before using NOVELL LITE please  make  a
  543.           call  to MEDshare for any information on how  to  install
  544.           MED#1 1.07 with NOVELL LITE.
  545.  
  546.  
  547.           NET  BIOS installations:
  548.           This  is  the  most  common  type  of  installation  that
  549.           operates over a standard DOS operating system.  LANTASTIC
  550.           is  one such system.  While each such system  have  their
  551.           own unique setup requirements the following  requirements
  552.           should be also followed:
  553.  
  554.           A.  In the AUTOEXEC.BAT or LOGIN script of each  station,
  555.           create the following environment variables:
  556.  
  557.                                 SET STANUM=nn
  558.                                 SET STAMAX=mm
  559.  
  560.           Where nn is a unique station number from 1 to 255, and mm
  561.           is the total number of stations on the network.
  562.  
  563.           B.  Create  a  file 'PCNETLIB.LOK'  in  the  same  SHARED
  564.           directory  that most of your data files reside  in.   You
  565.           can create this file by running the program 'MAKELOK.COM'
  566.           included  on your distribution disk in compressed  format
  567.           along with the MED1.EXE' program file.
  568.  
  569.           C.   All  stations  must  point  to  the  same  copy   of
  570.           'PCNETLIB.LOK.   (MED#1  assumes that it resides  in  the
  571.           current sub-directory along with all other data files.)
  572.  
  573.  
  574.           4.  From your root directory create a sub-directory  that
  575.           will  contain  your MED#1 program and  data  files.   The
  576.           following DOS command will create a sub-directory  called
  577.           "MED1".
  578.  
  579.                              C>MD\MED1 <return>
  580.  
  581.           5.  Once you have created the sub-directory,  select  the
  582.           new sub-directory by entering:
  583.  
  584.                              C>CD\MED1 <return>
  585.  
  586.  
  587.                                    Page 10
  588.  
  589.  
  590.           6.  Insert MED#1 distribution disk #1 into drive A.  Copy
  591.           the contents of drive A into the newly created MED1  sub-
  592.           directory by entering the following DOS command:
  593.  
  594.                             C>COPY A:*.* <return>
  595.  
  596.           Remove  disk from drive A upon completion.   Repeat  this
  597.           process for disk #2 (if provided).
  598.  
  599.           7. Decompress your distribution files by entering:
  600.  
  601.                              C>INSTMED <return>
  602.  
  603.           8. Print  your  user manual and read  before  going   any
  604.           further.
  605.  
  606.                          a: turn on your printer
  607.                          b: enter C>MANUAL  <return>
  608.                  ------------------------------------------
  609.  
  610.  
  611.           Steps  to  follow for installation of  upgrades  and  new
  612.           versions:
  613.           ---------------------------------------------------------
  614.  
  615.           1.  Make  a backup of the MED#1  distribution  disks  and
  616.           store  the  originals  in a save  place.  Use  the  newly
  617.           created  backup  disks  for  all  following  installation
  618.           instructions.
  619.  
  620.           2. Backup  your current data files. It is  possible  that
  621.           new   versions  of MED#1 will require   modification   of
  622.           your   current data files. This file   modification   (if
  623.           needed)   will be performed for you upon   your   initial
  624.           loading   of  the new MED#1 program.  To provide  you   a
  625.           safe   point  of  recovery in case  of   any   unexpected
  626.           problems   you  should  always make a  backup   of   your
  627.           current  data files prior executing any new  version   of
  628.           MED#1.
  629.  
  630.           3. Select your MED#1 sub-directory by entering:
  631.  
  632.                              C>CD\MED1 <return>
  633.  
  634.           4. Insert MED#1 distribution disk #1 into drive 'A'. Copy
  635.           the  contents  of drive 'A' into the newly  created  MED1
  636.           sub-directory by entering the following DOS command:
  637.  
  638.                             C>COPY A:*.* <return>
  639.  
  640.           Remove disk from drive 'A' upon completion.
  641.  
  642.           Repeat this process for disk #2 (if provided).
  643.  
  644.           5. Decompress your distribution files by entering:
  645.  
  646.                                    Page 11
  647.  
  648.  
  649.                              C>INSTMED <return>
  650.  
  651.           (Answer  'Y'  to  all  messages  requesting  to   replace
  652.           existing module.)
  653.  
  654.           6.  If  you load MED#1 you will be  displayed  a  message
  655.           requesting  that you run the MED_UPDT.EXE program.   This
  656.           program will update your current MED#1 system to the  new
  657.           MED#1 requirements.
  658.  
  659.           7. Run the 'MED_UPDT.EXE' program to update your  current
  660.           MED#1 system to the new system requirements.
  661.  
  662.                              C>MED_UPDT <return>
  663.  
  664.           Upon  execution of MED_UPDT any  files  needing  to  be
  665.           modified will automatically be upgraded and all new files
  666.           will  be created. (This program will only need to be  ran
  667.           once. Nothing will happen if you try to run it again.)
  668.  
  669.  
  670.                           ------------------------
  671.           ALL   COPIES  OF  MED#1  WILL  INITIALLY  LOAD  AS   'UN-
  672.           REGISTERED'  HAVING  A 100 PATIENT  LIMIT.  THIS  PATIENT
  673.           LIMIT  WILL  BE REMOVED UPON THE ENTRY OF A  VALID  'USER
  674.           REGISTRATION NUMBER' INTO YOUR PRACTICE DATA. THIS  'USER
  675.           REGISTRATION  NUMBER'  IS  UNIQUE TO  EACH  USER  AND  IS
  676.           PROVIDED  TO  THE USER UPON RECEIPT OF A FULLY  PAID  AND
  677.           PROPERLY  FILLED OUT REGISTRATION FORM. WHEN YOU SEND  IN
  678.           THIS  FORM  CHECK TO INSURE THAT YOUR  PRACTICE  NAME  IS
  679.           ENTERED  EXACTLY AS YOU WISH IT TO BE  - ANY  CHANGES  IN
  680.           ENTERING  YOUR PRACTICE NAME WILL INVALIDATE YOUR  UNIQUE
  681.           REGISTRATION NUMBER.
  682.                            -----------------------
  683.  
  684.  
  685.  
  686.  
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.  
  697.  
  698.  
  699.  
  700.  
  701.  
  702.  
  703.  
  704.  
  705.                                    Page 12
  706.  
  707.  
  708.                             SYSTEM INITIALIZATION
  709.  
  710.                MED#1   initialization  is  an   automatic   process
  711.           performed  at  the  time  of  initial  loading  of  MED#1
  712.           program.  (If  you have been testing a prior  release  of
  713.           MED#1  and are attempting to use the data files built  by
  714.           this  earlier  release,  you will  be  requested  to  run
  715.           program  'MED_UPDT.EXE'  before  you  can  use  your  new
  716.           system. This program is supplied to all REGISTERED  users
  717.           and  will  perform all file conversions for  you.)   This
  718.           initialization  process will create your data  files  and
  719.           your personalization file.:
  720.  
  721.                                 MEDMVBLS.MEM
  722.  
  723.                This  file  contains your  practice  personalization
  724.           information as well as other information needed by MED#1.
  725.           (Note: If you have installed MED#1 on another system  and
  726.           then  copied your installed base to another computer  you
  727.           should  delete this 'MEDMVBLS.MEM' file as it  points  to
  728.           the disk drive your data files are expected to reside on.
  729.           If  you are displayed an error message ending with a  '2'
  730.           in  brackets  your are trying to access your files  on  a
  731.           disk that does not contain them.)
  732.  
  733.                The  following files will be created  during  system
  734.           initialization:
  735.  
  736.                1.  PATIENT.DBF  = Account/patient master file
  737.                2.  PATCASE.DBF  = Detail patient case information
  738.                3.  COMMENT.DBF  = Account/patient notes file
  739.                4.  HISTORY.DBF  = Account/patient history file
  740.                5.  RECALL.DBF   = Patient recall note file.
  741.                6.  INSCO.DBF    = Insurance company master file
  742.                7.  DOCTOR.DBF   = Doctor master file
  743.                8.  CHGTABLE.DBF = Charge table (s) master file
  744.                9.  LETTER.DBF   = Recall letter master file
  745.                    LETTER.DBT   = Recall letter formats
  746.               10.  TRAN.DBF     = Transaction posting data file
  747.  
  748.                These 'data base files' (DBF's and DBT) receive  and
  749.           store  information  that  will  be  accessed  during  the
  750.           functions  of the MED#1 system. These are the only  files
  751.           you really need to backup in order to restore your system
  752.           from any major fault that corrupts your current database,
  753.           or makes it inaccessible for use.
  754.  
  755.                              __________________
  756.  
  757.           (Note:  The file 'MEDMVBLS.MEM' existence signifies  that
  758.           your system has been initialized. If this file is deleted
  759.           you  will  repeat the initialization cycle  upon  loading
  760.           MED#1.  If your data files still exist you will be  given
  761.           the  opportunity to either leave them as  they  currently
  762.           exist - or delete and replace them with blank data files.
  763.  
  764.                                    Page 13
  765.  
  766.  
  767.           Please  take  care during this cycle so that you  do  not
  768.           lose any critical data.)
  769.  
  770.                           _________________________
  771.  
  772.  
  773.                One  function of your system initialization  is  the
  774.           setup of your practice information and mode of aging your
  775.           accounts  receivables. Please be sure you understand  the
  776.           difference  between  -  Aging by  Invoice  and  Aging  by
  777.           Transaction  Date when selecting your mode of  operation.
  778.           While you can switch modes at any time your attention  to
  779.           how  you post your receipts and adjustments is  dependent
  780.           upon the mode of aging you use.
  781.  
  782.                After you've initialized your data files, you'll  be
  783.           asked to enter your 'practice' information.  This is your
  784.           personal practice data, ie. name, address etc.  Enter all
  785.           requested information in the exact format you wish it  to
  786.           be   displayed/listed.   YOUR  REGISTRATION   NUMBER   IS
  787.           DEPENDENT UPON THE PRACTICE NAME AND ZIP CODE YOU  ENTER.
  788.           PLEASE  TAKE THE TIME TO INSURE THAT YOUR  PRACTICE  NAME
  789.           AND  ZIP  CODE ARE  EXACTLY AS YOU WISH TO USE  IT.  ONCE
  790.           REGISTERED  ANY CHANGE TO THIS NAME WILL REQUIRE  YOU  TO
  791.           RE-REGISTER  YOUR  SYSTEM. When you finish  entering  the
  792.           information,  your system initialization  will  terminate
  793.           and the MED#1 - MASTER MENU will be displayed.
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.  
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.                                    Page 14
  824.  
  825.  
  826.                        REGISTERING YOUR COPY OF MED#1:
  827.  
  828.           After   you've worked with the un-registered  package  of
  829.           MED#1,  and decide you want full access to  the   system,
  830.           follow these simple steps to register:
  831.  
  832.           1.   Enter  the (A)pplication support  section   of   the
  833.           UTILITIES  sub-menu, select '(U)pdate practice data'  and
  834.           verify  that  the information displayed  is  correct  and
  835.           entered  exactly  as you want it to be displayed  in  all
  836.           usages.
  837.  
  838.           2.   Enter   the  (S)ystem  support   section   of    the
  839.           UTILITIES   sub-menu, select '(U)ser registration   form,
  840.           and print out a copy of the REGISTRATION FORM.
  841.  
  842.           3.   Finally,  mail the form and a check  to  cover   the
  843.           registration fee to MEDshare.
  844.  
  845.           REGISTERED USERS WILL RECEIVE THE FOLLOWING BENEFITS:
  846.  
  847.           > PHONE NUMBER TO CALL FOR SUPPORT
  848.  
  849.           > LISTING OF THIRD PARTY SUPPORT AVAILABLE BY STATE (call
  850.           for most current listing for your area).
  851.  
  852.           >FREE BUG REPLACEMENT DISKS (These free replacement disks
  853.           will  be for any bug that results in either an   abnormal
  854.           program  termination,  or that results in loss  of   data
  855.           integrity.  You  will be notified  of  program   problems
  856.           that  do not cause abnormal program termination or   loss
  857.           of  data  integrity.  You  will  be  able  to    purchase
  858.           corrections for these problems for a modest shipping  and
  859.           handling fee.);
  860.  
  861.           >PRINTED USER MANUAL;
  862.  
  863.           >CURRENT VERSION OF MED#1;
  864.  
  865.           >LOW COST PRODUCT UPGRADES;
  866.  
  867.           >SPECIAL PRICES ON NEW PRODUCTS FROM MEDshare.
  868.  
  869.  
  870.  
  871.             (SORRY BUT WE CAN ONLY SUPPORT OUR REGISTERED USERS.)
  872.  
  873.  
  874.  
  875.  
  876.  
  877.  
  878.  
  879.  
  880.  
  881.  
  882.                                    Page 15
  883.  
  884.  
  885.                               GENERAL KEY USAGE
  886.  
  887.                The   following  key, and key combinations,  can  be
  888.           used  by  the  operator in the posting  of  data  in  all
  889.           screens.
  890.  
  891.           FULL SCREEN NAVIGATION KEYS:
  892.           ----------------------------
  893.           KEY                  PURPOSE
  894.           --------------------------------------------------------
  895.           Left arrow,         Character left. Does not move the
  896.           Ctrl-S              cursor to previous input field.
  897.  
  898.           Right arrow,        Character right. At end of input the
  899.           Ctrl-D,             cursor moves to the next input field.
  900.  
  901.           Ctrl-Left arrow,    Word left.
  902.           Ctrl-A
  903.  
  904.           Ctrl-Right arrow,   Previous word.
  905.           Ctrl-F
  906.  
  907.           Up arrow,           Previous input field.
  908.           Ctrl-E
  909.  
  910.           Down arrow,         Next input field.
  911.           Ctrl-X,
  912.           Return,
  913.           Ctrl-M
  914.  
  915.           Home                Beginning of input field.
  916.  
  917.           End                 Last character of input field.
  918.  
  919.           Ctrl-Home           Beginning of first input field.
  920.  
  921.           Ctrl-End            Beginning of last input field.
  922.  
  923.           FULL SCREEN EDITING KEYS:
  924.           -------------------------
  925.           KEY                 PURPOSE
  926.           --------------------------------------------------------
  927.           Del,                Delete character at cursor position.
  928.           Ctrl-G
  929.  
  930.           Backspace,          Destructive backspace (deletes the
  931.           Ctrl-H              character left of cursor.
  932.  
  933.           Ctrl-T              Delete work right of cursor.
  934.  
  935.           Ctrl-Y              Delete from cursor position to the
  936.                               end of the current input field.
  937.  
  938.           Ctrl-U              Restore current input field to
  939.                               original value.
  940.  
  941.                                    Page 16
  942.  
  943.  
  944.                                   HOT KEYS
  945.  
  946.           F1    -  The  use of the 'F1' key  (for  all  data  input
  947.           fields)   will  display  a  brief   informative   message
  948.           concerning  the  field you are currently ready  to  enter
  949.           data  into.   Press the 'F1' key whenever  you need  more
  950.           information concerning the field you are in.
  951.  
  952.           F2 & F3 Hot keys: These hot keys are only activated while
  953.           in the 'PATIENT' functions. A message indicating that the
  954.           'F2' or 'F3' key has been activated will be displayed for
  955.           those fields that utilize these hot keys.
  956.  
  957.           F2   - The use of the 'F2' key varies depending upon  the
  958.           field you are currently in.
  959.  
  960.                ACCOUNT/PATIENT ID. field - Pressing the F2 key will
  961.           allow   you   to  search/display/select  a   listing   of
  962.           accounts/patients in one of three sequences starting with
  963.           a specific reference. The search/display/select sequences
  964.           are:  by  ACCOUNT/PATIENT number, by last  name,  and  by
  965.           first name. You can select the desired account/patient by
  966.           highlighting the desired record and pressing the <RETURN>
  967.           key.
  968.  
  969.                INSURANCE COMPANY ID. field - Pressing the 'F2'  key
  970.           will allow you to search/display/select insurance company
  971.           records already setup. These records will be displayed in
  972.           ID.  sequence.  From the displayed listing  of  insurance
  973.           companies  you can select the one you wish to bring  into
  974.           your current display by highlighting the desired  company
  975.           and pressing the <RETURN> key.
  976.  
  977.                CHARGE  CODE  field - Pressing the F2 key  while  in
  978.           this  field will display all the codes in your  currently
  979.           selected  charge table.  You select the desired  code  by
  980.           highlighting  the desired code and pressing the  <RETURN>
  981.           key.
  982.  
  983.                DIAGNOSTIC CODE field - Pressing the F2 key while in
  984.           this filed will display the codes you have setup in table
  985.           '99'  (your  ICD-9 table).  You can  select  the  desired
  986.           DIAGNOSTIC  code  by highlighting it  then  pressing  the
  987.           <RETURN> key.
  988.  
  989.                CHAMPUS  INFORMATION  fields - Pressing the  F2  key
  990.           while in these fields will display the acceptable  values
  991.           the operator can enter.  All other entries are invalid.
  992.  
  993.                INSURANCE  FORM  fields  -  In  the  setup  of  your
  994.           Practice  Information  you  must  identify  the  specific
  995.           insurance  form to be used for each type of claim  to  be
  996.           processed  for both assigned and  non-assigned  patients.
  997.           If you do not know the valid forms that can be used  just
  998.           press  the  F2 key and you will be displayed a  table  of
  999.  
  1000.                                    Page 17
  1001.  
  1002.  
  1003.           valid insurance form codes you can chose from.
  1004.  
  1005.           F3    -  If  you are in the INSURANCE  COMPANY  ID  field
  1006.           pressing  the  'F3'  key  will allow you  to  add  a  new
  1007.           insurance company to your INSURANCE COMPANY MASTER FILE.
  1008.  
  1009.           F10  - The F10 hot key has been installed to help you  to
  1010.           determine  if you have sufficient memory to  operate  the
  1011.           MED#1 system. This key is activated at all times the same
  1012.           as  the  F1 key.  Pressing the F10 key will  display  the
  1013.           current available memory you still have after loading the
  1014.           MED#1  program.   This memory displayed value  will  vary
  1015.           depending  upon the function you are in.  To insure  that
  1016.           you have sufficient memory try to maintain at least  100K
  1017.           of free memory at the date promt on your 'SIGN ON SCREEN'
  1018.           at  all   times. INSUFFICIENT MEMORY WILL RESULT  IN  THE
  1019.           CRASHING OF THE MED#1 SOFTWARE.
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.                                    Page 18
  1060.  
  1061.  
  1062.                                GETTING STARTED
  1063.  
  1064.                The  first thing to do when you are ready  to  start
  1065.           using the MED#1 system is to set up the files you will be
  1066.           accessing.   (The initialization process  merely  created
  1067.           the files.  Here you will be entering the information  to
  1068.           make the system work for you.)
  1069.  
  1070.                1.  DOCTOR - in this file you enter the  information
  1071.           needed  to  identify  the doctors that  operate  in  your
  1072.           practice  and  referring  doctors. If  you  have  both  a
  1073.           MEDICARE  and a MEDICAID identification number  you  will
  1074.           need  to  setup  two DOCTOR records -  one  for  each  ID
  1075.           number. When you setup a patient master be sure to assign
  1076.           the correct DOCTOR record to the patient. This ID  number
  1077.           will  be automatically printed no the HCFA-1500 form  for
  1078.           you.
  1079.  
  1080.                2. LETTERS  - in this file you create letter formats
  1081.           for  all patient recalls.  For this function,  the  MED#1
  1082.           system works as a word processor to create the 'body'  of
  1083.           the letter.  A recall letter format MUST be set up before
  1084.           any CHARGE TABLE CODES can be set up to request a patient
  1085.           recall.
  1086.  
  1087.                3.  CHARGE TABLES - in this file you  establish  all
  1088.           the  charge  tables and the charge  codes  necessary  for
  1089.           posting transactions. Tables '00' - '98' are reserved for
  1090.           your  CPT  charge codes.  WHEN YOU SETUP  EACH  OF  THESE
  1091.           TABLES   BE   SURE  TO  SETUP  CODES   FOR   "C"=CHARGES,
  1092.           "A"=ADJUSTMENTS,  AND "R"=RECEIPTS.  Failure to  setup  a
  1093.           full complement of codes will make it impossible for  you
  1094.           to post 'Receipts' and 'Adjustments' to patient  ledgers.
  1095.           When you set up a patient/account record, you will assign
  1096.           one  of  these  tables to the  patient  for  all  patient
  1097.           transaction  posting.   The use of multiple  tables  adds
  1098.           flexibility to how you define your practice.  (Table '99'
  1099.           is reserved for your ICD-9 "DIAGNOSTICES" codes.)
  1100.  
  1101.  
  1102.           NOTE:  The UTILITIES function of MED#1 contains  routines
  1103.           that  will  assist you in creating a new  table  from  an
  1104.           existing  one.  We suggest you first create  a  'default'
  1105.           standard table containing all the codes you normally use,
  1106.           and then create copies of that table using the utilities.
  1107.           You  can  then  modify the tables  as  needed.
  1108.  
  1109.                4. INSURANCE COMPANIES - in this file you will enter
  1110.           all  the  information  necessary to  address  a  specific
  1111.           insurance company.  If you already have a master list  of
  1112.           insurance companies you file with, those are the ones you
  1113.           can set up in advance.  New companies can be added later.
  1114.           When you setup an insurance company master use a four, or
  1115.           five, alpha character abbreviation of the companies  name
  1116.           followed by a number for the ID number. With this  format
  1117.  
  1118.                                    Page 19
  1119.  
  1120.  
  1121.           of  insurance  company  ID numbers you  can  display  the
  1122.           insurance companies in a basic alphabetical sequence. The
  1123.           number  can  be  used  to  distinguish  between  multiple
  1124.           agencies providing the same insurance policy coverage.
  1125.  
  1126.                NOW  you  are ready to set up  your  ACCOUNT/PATIENT
  1127.           master  files.  The following list  contains  information
  1128.           about  how  the  system operates  that  you  should  find
  1129.           helpful    in   understanding    the    cross-referencing
  1130.           capabilities of MED#1.
  1131.  
  1132.                1.  ACCOUNTS  are the party that will be responsible
  1133.           for  the patient and payment and will be listed  in  AGED
  1134.           A/R (past due bills), and on all other STATEMENTS.
  1135.  
  1136.                2.  ACCOUNTS can also be a patient.
  1137.  
  1138.                3.  ACCOUNTS will have a patient code of '00'.
  1139.  
  1140.                4.  ACCOUNTS can have up to 100 patients each.
  1141.  
  1142.                5.  ACCOUNTS can be a business or an individual.
  1143.  
  1144.                6.  PATIENTS can have a code of '00' to '99' (system
  1145.                assigned).
  1146.  
  1147.                7.  PATIENTS  can  provide  insurance  coverage  for
  1148.                other  patients  within the same  account.  (Patient
  1149.                providing coverage must already be set up within the
  1150.                account.)
  1151.  
  1152.                8.  PATIENTS can be assigned to any doctor on file.
  1153.  
  1154.                9.  PATIENTS can be assigned to any charge table  on
  1155.                file.
  1156.  
  1157.                10.   DELETING  a  patient will delete  all  related
  1158.                patient  transactions,  patient  notes  and  patient
  1159.                history.
  1160.  
  1161.                11.  DELETING  an account will delete all  patients,
  1162.                patient  transactions,  patient  notes  and  patient
  1163.                history within that account.
  1164.  
  1165.  
  1166.                Within  the  MED#1 system is  a  UTILITIES  section
  1167.           which  is provided to assist you in maintenance  of  your
  1168.           files.   They should be used with great care  because  of
  1169.           their  ability  to modify your data files.   They  should
  1170.           ONLY  be  used after you've made a BACKUP  of  your  data
  1171.           files  (*DBF & *.DBT).  With the UTILITIES  function  you
  1172.           can re-index your files which will rebuild all data  file
  1173.           index  pointer  files.  If you are  having  any  problems
  1174.           locating  data  you  know exists  this  RE-INDEX  utility
  1175.           should be ran.
  1176.  
  1177.                                    Page 20
  1178.  
  1179.  
  1180.                If  you restore your data files from a  BACKUP,  you
  1181.           must  run the 'RE-INDEXING' function before they  can  be
  1182.           used.  Failure to do this will corrupt the restored  data
  1183.           files  and  you will have to re-load them from  the  same
  1184.           BACKUP and start over.
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.  
  1201.  
  1202.  
  1203.  
  1204.  
  1205.  
  1206.  
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.  
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.  
  1222.  
  1223.  
  1224.  
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.  
  1229.  
  1230.  
  1231.  
  1232.  
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.                                    Page 21
  1237.  
  1238.  
  1239.                  ******************************************
  1240.                  *** COMMON PROBLEMS AND THEIR SOLUTION ***
  1241.                  ******************************************
  1242.  
  1243.           1.   INSUFFICIENT MEMORY: MED#1 operates  totally  within
  1244.           the  640K limits  of your system. This area is also  used
  1245.           by your  operating system and other programs you may have
  1246.           been  using. To see if  you have  sufficient  memory   to
  1247.           load MED#1  run  the  DOS  'CHKDSK' routine.  You  should
  1248.           have  in excess of 550 K free  memory.  Next, after   you
  1249.           have  loaded MED#1 press the 'F10' key when you  are   at
  1250.           the   DATE   PROMPT   on the MED#1  sign-n  screen.   You
  1251.           should   have  available  free  memory  of  100K.  (NOTE:
  1252.           MED#1  REQUIRES UP  TO  AN ADDITIONAL 100K OF MEMORY  FOR
  1253.           SEVERAL OF ITS FEATURES TO RUN.  IF YOU DO NOT HAVE  THIS
  1254.           100K   OF  FREE  MEMORY  CHECK  YOUR   'CONFIG.SYS'   AND
  1255.           'AUTOEXEC.BAT'   FILES  TO SEE WHAT OTHER  PROGRAMS   YOU
  1256.           ARE  USING.  THE  BEST  TEST  IS TO REMOVE ALL  BUT   THE
  1257.           'FILES'  AND 'BUFFER'  COMMANDS FROM THESE FILES, REBOOT,
  1258.           LOAD  MED#1, AND  SEE HOW MUCH FREE MEMORY IS  AVAILABLE.
  1259.           THEN  ADD BACK IN THE  FEATURES YOU WANT UNTIL  YOU  LOSE
  1260.           THE 100K REQUIREMENT.)
  1261.  
  1262.           2.  ERROR MESSAGES ENDING WITH A '(2)': This error  is  a
  1263.           result   of  MED#1  not  being able to  locate  its  data
  1264.           files.  This  error  is normally a result of MED#1  being
  1265.           installed  on  one system and then copied    to   another
  1266.           system  and  to  a  different  disk   drive  designation.
  1267.           To    correct    this   problem    just    delete     the
  1268.           'MEDMVBLS.MEM'   file  then re-load MED#1.  You  will  be
  1269.           taken  into the  system initialization cycle and asked to
  1270.           identify   the   disk your data files are to  reside  on.
  1271.           After  you have entered the disk drive   reference  MED#1
  1272.           will attempt to build your data files.  If it finds  that
  1273.           the  data  file  is currently in existence  you  will  be
  1274.           provided the opportunity to either save it or build a new
  1275.           one.
  1276.  
  1277.           3.  ERROR MESSAGES ENDING WITH A '(4)': This error  is  a
  1278.           result  of  MED#1  not being able to open a file  due  to
  1279.           limits  controlled   by your   DOS    system.   This   is
  1280.           corrected  by   correcting   your 'CONFIG.SYS'  file   to
  1281.           have  the minimum  'FILES'  and  'BUFFERS'  commands   as
  1282.           required for system setup. After you have  corrected your
  1283.           'CONFIG.SYS'  file reboot your system - THIS IS THE  ONLY
  1284.           TIME THAT THESE PARAMETERS ARE READ.
  1285.  
  1286.  
  1287.           DOS Errors
  1288.           ----------
  1289.           The  following  errors  may be returned  in  relation  to
  1290.           opening files on a network.
  1291.  
  1292.           0  =  Not  a  "real"  DOS  error.   Usually  indicates  a
  1293.           corrupted index file.
  1294.  
  1295.                                    Page 22
  1296.  
  1297.  
  1298.           2  =  File  not found.  Indications:  file  was  deleted,
  1299.           filename  and/or path were misspelled;  improper  network
  1300.           authorization  to  required directory; 'SET PATH  TO'  or
  1301.           'SET DEFAULT TO' improperly specified.
  1302.  
  1303.           4  =  Too many files are opened.  Solutions:  close  some
  1304.           opened  files;  increase  the  FILES=nn  value  in   your
  1305.           CONFIG.SYS file.
  1306.  
  1307.           Note:  Novell places a limit of 40 handles  per  station,
  1308.           regardless  of the station's local setting. This  can  be
  1309.           modified by creating the following file and placing it in
  1310.           the same directory as your CONFIG.SYS file for each  work
  1311.           station.
  1312.  
  1313.           File name:  SHELL.CFG
  1314.           Contents.:  FILE HANDLES = nn  (value greater than 40)
  1315.                       CACHE BUFFERS = xx (optional entry)
  1316.  
  1317.           5  =  Access denied.  (Should not  occur.)   Indications:
  1318.           another  station has file opened; improper  authorization
  1319.           in the required directory, e.g., creating a file  without
  1320.           'create'  rights;  creating a file with  a  device  name,
  1321.           e.g., CON, AUS, etc.
  1322.  
  1323.           A  consistently recurring DOS error not listed above  may
  1324.           point  to one of many possible problems including  errors
  1325.           in your network configuration.
  1326.  
  1327.           DBF  Required or No DBF = You have performed  a  database
  1328.           operation  in  an  area  where no  DBF  file  is  opened.
  1329.           Possible reasons: you do not have enough file handles for
  1330.           the files to be opened; you are not selected to the  area
  1331.           which you think you are selected to.
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.  
  1338.  
  1339.  
  1340.  
  1341.  
  1342.  
  1343.  
  1344.  
  1345.  
  1346.  
  1347.  
  1348.  
  1349.  
  1350.  
  1351.  
  1352.  
  1353.  
  1354.                                    Page 23
  1355.  
  1356.  
  1357.                                  MASTER MENU
  1358.  
  1359.                The first screen that will come up when you activate
  1360.           the  system  contains  a date  that  should  be  current.
  1361.           Beside  the date is a 'Y' which is highlighted  with  the
  1362.           cursor  flashing underneath it.  If the date is  correct,
  1363.           press  the <ENTER> key.  That will automatically call  up
  1364.           your  MASTER MENU from which you can choose  the  section
  1365.           you  want to work in.  If you answer 'N' to this  message
  1366.           you  will  be taken back to DOS so that you  can  correct
  1367.           your system date.
  1368.  
  1369.                Starting  with MED#1 - Version 1.07 all  data  files
  1370.           are  opened  prior to entering your  MED#1  Master  Menu.
  1371.           These  files are kept open while you are in  MED#1.   DOS
  1372.           3.3 (and newer operating systems) provide the ability  to
  1373.           update  your file directories while the files  are  open.
  1374.           This  ability  prevents the loss of data in  case  of  an
  1375.           abnormal system shut down.  This feature also reduces the
  1376.           number of disk accesses the MED#1 program needs to  make.
  1377.           Failure to use DOS 3.3 (or newer operating systems) could
  1378.           result in a loss of data because file directories are not
  1379.           updated until they are closed.  DO NOT RUN MED#1 1.07  ON
  1380.           ANY DOS SYSTEM LESS THAN 3.30.
  1381.  
  1382.                The system automatically puts you at the top of  the
  1383.           menu in the (P)atients section. You can select any of the
  1384.           displayed   functions  by  entering  either  the   letter
  1385.           contained  in brackets, or by high lighting  the  desired
  1386.           selection and pressing the <ENTER> key.
  1387.  
  1388.           (P)atients:  This is the section where most of your  work
  1389.           will  be  done  in  creating,  and  maintaining,  patient
  1390.           medical and financial records.
  1391.  
  1392.           (R)eports:  All  reports related to End of  Day  reports,
  1393.           Aged  Receivables, Statements, General  Ledger  listings,
  1394.           Insurance  Batch  printing, Patient recalls  and  Patient
  1395.           recaps.
  1396.  
  1397.           (L)etters:  This selection provides you with the  ability
  1398.           to  maintain and list all letter formats you  use  within
  1399.           your system. Contained within this selection is a limited
  1400.           word  processor  to  assist  you  in  the  creation   and
  1401.           maintenance of your letter formats.
  1402.  
  1403.           (I)nsurance companies: This selection provides you with a
  1404.           central  set  of  functions  necessary  for   displaying,
  1405.           maintenance, and listing of the insurance company mailing
  1406.           addresses you will need for filing claims with. (You  are
  1407.           also  provided  the maintenance ability  within  selected
  1408.           functions of your (P)atient functions set.
  1409.  
  1410.           (D)octors: This selection provides you with the functions
  1411.           necessary for displaying, maintenance, and listing of the
  1412.  
  1413.                                    Page 24
  1414.  
  1415.  
  1416.           doctors in your practice and all referring doctors.
  1417.  
  1418.           (T)ables: This selection provides you with the  functions
  1419.           necessary  for to display, maintain, and list  both  your
  1420.           CPT  (tables  '00' - '98') and your  ICD-9  "DIAGNOSTICS"
  1421.           (table '99') tables.
  1422.  
  1423.           (U)tilities This selection is divided into two  sections:
  1424.           utilities  that directly support your  MED#1  application
  1425.           functions,  and  utilities that  provide  general  system
  1426.           support  functions.  NOTE: Because the  functions  within
  1427.           your  utilities have a major impact on your  total  MED#1
  1428.           system  ONLY  ONE USER CAN BE ON THE  SYSTEM  WHEN  THESE
  1429.           UTILITIES ARE IN USE.
  1430.  
  1431.           <ESC>: This is selection used to terminate the processing
  1432.           of the MED#1 system and will return you to DOS.
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.                                    Page 25
  1473.  
  1474.  
  1475.                              (P)atients Sub-Menu
  1476.  
  1477.                NOTE:  This is the section where most of  your  work
  1478.           will  be done in creating patient medical  and  financial
  1479.           records.  Information stored here can be flagged for  use
  1480.           in the other sections.
  1481.  
  1482.                ENTERING the (P)atient section, will give you a sub-
  1483.           menu for all functions you can perform. Again,  selection
  1484.           can  be  made by moving the cursor with  the  ARROW  keys
  1485.           until  you  are on the section you want to work  in.   To
  1486.           enter  that section, press the <ENTER> key or the  letter
  1487.           in () preceding the name on the sub-menu.
  1488.  
  1489.           (P)atients - This function provides you with the  ability
  1490.           to maintain your Account/Patient master file and  patient
  1491.           notes.
  1492.  
  1493.           (T)ransaction  post  - This is a set  of  functions  that
  1494.           allow  you to post and delete patient charges,  receipts,
  1495.           and  adjustments.  You are also provided the  ability  to
  1496.           display  the  ledger for the patient and account  and  to
  1497.           DELETE selected patient transactions.
  1498.  
  1499.           (L)edger - This function allows you to display, or print,
  1500.           the patient, or account, transaction ledger.
  1501.  
  1502.           (B)ill  -  This function allows you to reprint  either  a
  1503.           super bill (Invoice) or insurance form.
  1504.  
  1505.           (R)ecall  -  This  function allows  you  to  display  and
  1506.           maintain each patients recall schedule.
  1507.  
  1508.           (H)istory  -  This  function allows you  to  display  and
  1509.           maintain  each  patients history file  (transactions  you
  1510.           want to keep a record of).
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.  
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.                                    Page 26
  1532.  
  1533.